Toto Prohlášení o ochraně osobních údajů jsme pro Vás, stálé a potenciální klienty společnosti Silentlab s.r.o.., IČ: 04545486, sídlem: Za Zastávkou 373, Dolní Měcholupy, 111 01 Praha 10, IČ: 04545486, zapsané u obchodního rejstříku vedeného Městským soudem v Praze, pod sp. zn. C 249456 (dále jen „Silentlab“, a označujeme se v množném čísle), zveřejnili, abychom Vás informovali, jak přistupujeme k ochraně Vašich osobních údajů, zejména, jak je shromažďujeme a užíváme a jak pomáháme chránit Vaše soukromí.

Jde nám o ochranu Vašeho soukromí, proto nakládáme s Vašimi osobními údaji v souladu s platnou legislativou, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („GDPR“), které komplexně upravuje problematiku ochrany osobních údajů a zákonem č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů („zákon o některých službách“), který upravuje zejména problematiku cookies a zasílání obchodních sdělení.

Co je to osobní údaj?

Osobním údajem je každá informace na základě, které Vás můžeme identifikovat nebo Vás přímo identifikuje jakožto fyzickou osobu. Jedná se tedy o informaci, která je přiřaditelná k Vám. Osobním údajem nejsou údaje anonymní, tedy takové, které nemůžeme s Vaší osobou jednoznačně propojit nebo takové údaje u kterých je nutné vynaložit nadlidské úsilí k tomu, abyste byli identifikováni.

Osobní údaje se dělí:

• Základní údaje, kterými jsou například Vaše jméno, příjmení, datum narození, adresa, IP adresa apod.
• Zvláštní kategorie osobních údajů, což jsou údaje velmi osobního a citlivého charakteru, například Vaše sexuální orientace, odsouzení za trestní čin, rasový či etnický původ, náboženské vyznání nebo údaje o zdravotním stavu apod.

Správce a zpracovatel osobních údajů

Správce osobních údajů je ten, kdo určuje účely (co zamýšlíme realizovat – plnění smlouvy na dodávku řešení skleněných příček a vestaveb do Vašich prostor) a prostředky zpracování osobních údajů (doručujeme Vám řešení, připravujeme pro Vás dokumentaci, vystavujeme Vám daňový doklad či zasíláme Vám informativní newslettery). Správcem Vašich osobních údajů jsme například v případě, když realizujeme své účely – plnění našich smluvních povinností. Jako správce odpovídáme za dodržení všech povinností souvisejících s ochranou Vašich osobních údajů.

Můžete nás kontaktovat písemně na této adrese: Silentlab s.r.o.., IČ: 04545486, sídlem: Za Zastávkou 373, Dolní Měcholupy, 111 01 Praha 10.
Elektronicky: marketing@silent-lab.cz.
Telefonicky: +420 733 126 627.

Zpracovatel osobních údajů je ten, který pro nás jako správce osobní údaje pouze zpracovává, ale neurčuje účely ani prostředky zpracování. Typicky půjde o externí partnery, prostřednictvím kterých například zasíláme newslettery (obchodní sdělení) – uvedení níže. Se zpracovateli vždy uzavíráme písemnou smlouvu (i v elektronické podobě) o zpracování osobních údajů a ujišťujeme se o tom, že splňují patřičné požadavky na ochranu osobních údajů.

Zásady zpracování osobních údajů

Snažíme se maximálně chránit Vaše soukromí, a proto přistupujeme k ochraně s nejvyšší vážností a jsme si plně vědomi naši odpovědnosti za Vaše data. S Vašimi osobními údaji nakládáme s odpovídající péčí, opatrností a v souladu s platnými právními předpisy a chráníme je v nejvyšší možné míře.

Při užívání (zpracování Vašich osobních údajů dodržujeme tyto zásady:

Zákonnosti, korektnosti a transparentnosti

která nám ukládá zpracovávat Vaše osobní údaje vždy v souladu s právními předpisy, na základě nejméně jednoho právního důvodu. Zároveň nám ukládá poskytnout Vám informace o způsobu jejich zpracování, o tom, komu budou Vaše osobní údaje dále předávány, či Vás informovat v případech závažného porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů.

Účelového omezení

která nám ukládá shromažďovat Vaše osobní údaje pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a zakazuje nám tyto údaje dále zpracovávat (tzn. užívat) způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.

Minimalizace údajů

která nám ukládá zpracovávat pouze přiměřené a relevantní osobní údaje ve vztahu k účelu, pro který je zpracováváme.

Přesnosti

která nám ukládá přijmout veškerá rozumná opatření k tomu, aby Vaše údaje byly aktualizované a přesné a aby nepřesné údaje byly opraveny nebo vymazány.

Omezení uložení

která nám ukládá uchovávat Vaše osobní údaje pouze po dobu, po kterou jejich užívání je nezbytné k splnění konkrétního účelu. Jakmile tedy odpadne účel zpracování nebo uplyne stanovená doba, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme (tedy upravíme tak, aby Vás nikdo nemohl s těmito údaji spojit).

Integrity a důvěrnosti

která nám ukládá užívat Vaše osobní údaje způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení a ochranu před neoprávněným či protiprávním zpracováním, náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Co je účel a právní důvod zpracování osobních údajů?

Vaše osobní údaje od Vás získáváme a zpracováváme je vždy výhradně v nezbytném rozsahu a na základě alespoň jednoho právního důvodu. Vaše osobní údaje také vždy zpracováváme pro určitý, výslovně vyjádřený a legitimní účel. Zpracování osobních údajů bez takovéhoto jasného účelu nebo způsobem, který je s takovým účelem neslučitelný, je nepřípustné.

Níže uvádíme vymezené právní důvody, na základě kterých Vaše osobní údaje zpracováváme.

Plnění smluvní povinnosti

v těchto případech Vaše osobní údaje zpracováváme pro uzavření smlouvy a pro následné plnění takové smlouvy. Typicky půjde o zpracování Vašich osobních údajů v souvislosti s realizací práva a povinností ze smlouvy – dodání našich produktů či prací s nimi spojenými. Rovněž můžeme Vaše údaje obdržet, pokud jste kontaktní osobou pro našeho partnera – zákazníka, který od nás odebírá služby/produkty, v takovém případě jste obvykle zaměstnancem našeho zákazníka a kontaktní osobou, osobou jednající za klienta, a to pro potřeby plnění smlouvy.

Retenční doba

Pro přípravy, uzavření a plnění smlouvy Vámi, jakožto naším zákazníkem, nebo zákazníkem, který je Vaším zaměstnavatelem a předal nám Vaše osobní údaje, používáme takové údaje po dobu nezbytnou k vyřízení smlouvy. Po uplynutí této doby údaje dále uchováme na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání promlčecí doby 3 roky a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb. Pro účely plnění právních povinností osobní údaje používáme po dobu nejvýše 10 let k příslušné smlouvě.

Oprávněný zájem

v těchto případech Vaše osobní údaje zpracováváme, jelikož je to nezbytné pro účely našeho oprávněného zájmu, kterým je např. podpora naší značky a námi vyvíjených/nabízených produktů či podpora prodeje. To však neplatí, pokud před naším oprávněným zájmem má přednost Váš zájem nebo Vaše základní práva a svobody.

Kontaktní formulář

Náš oprávněný zájem existuje např. v situaci, kdy se na nás obrátíte s otázkou v rámci formuláře na našich stránkách, vkládáte do něj (zdroj osobních údajů jste Vy): jméno, příjmení, email, telefon, (identifikační a kontaktní údaje, přičemž v takovém případě jde o Vaše osobní údaje, sdělení – pokud se týká Vaší osoby, může být rovněž osobní údaj. Máme oprávněný zájem mít takové údaje uložené pro zpětnou komunikaci s Vámi za účelem podpory prodeje našich produktů. Vaše otázky s uvedenými osobními údaji přichází do naší emailové schránky (zpracování) a následně na Váš požadavek reagujeme a poskytujeme odpovědi, v případě další spolupráce užíváme Vaše data na za účelem uzavření smlouvy s Vámi (objednávky), resp. na základě uzavřené objednávky.

Retenční doba

Pokud ohledně Vašeho požadavku nedojde k dalšímu pokračování naší spolupráce, Váš záznam z našeho e-mailového systému mažeme po 2 let od naší poslední komunikace.

Zasílání marketingových sdělení

V případě, že jste náš bývalý/stávající zákazník, máme oprávněný zájem Vám zasílat obchodní sdělení týkající se služeb či produktů podobných těm, které byly předmětem našeho předchozího obchodního vztahu, a to na Vaši emailovou adresu. Tento oprávněný zájem vyplývá ze zákona o některých službách.

Retenční doba

Po uplynutí 2 let od realizace naší poslední zakázky pro Vás, Vám přestaneme zasílat obchodní sdělení a Vaše osobní údaje v rozsahu kontaktních údajů (jméno, příjmení, společnost, e-mail), budou z naší databáze pro zasílání obchodních sdělení odstraněny a obchodní sdělení Vám tudíž nebudou zasílány. Ze zasílání obchodních sdělení se rovněž můžete odhlásit, toto odhlášení (důsledkem je výmaz z námi vedené databáze) je umožněno v každém ze zaslaných emailů a bude se vztahovat pro tento účel a na zpracování související pouze se zasíláním těchto sdělení.

Pokud u nás objednáte a nakoupíte naše produkty, uchováme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašich objednávkách na základě našeho oprávněného zájmu (bez Vašeho souhlasu) za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.

Souhlas

v těchto případech Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu. Souhlas je vždy udělován pro každý účel samostatně a vždy je v něm srozumitelně vyjádřeno, v jakém rozsahu jsou osobní údaje zpracovávány, pro jaký účel a na jakou dobu. Udělení souhlasu předpokládá vždy Vaše aktivní konání. K udělení souhlasu je proto nutné např. zaškrtnutí pole. Udělený souhlas máte vždy právo odvolat. Souhlas nemůže podmiňovat poskytnutí jakékoliv služby. V případě kontaktního formuláře, udělení souhlasu se zasíláním marketingových sdělení není podmíněno zodpovězením dotazu položeného prostřednictvím kontaktního formuláře.

Souhlasy např. pro zasílání newsletteru formulujeme tak, že jsou udělovány jak nám, tak dále společnosti Verti s.r.o. a společnosti CONTREA s.r.o. (společně s námi dále jen „Sesterské společnosti“), které jsou sesterskými společnostmi a máme s nimi společný zájem propagovat jak řešení skleněných příček, akustická řešení, tak kancelářského nábytku na míru (dále jen „Společný účel“), z tohoto hlediska je pro nás společným účelem podpora značek a produktů Sesterských společností.

Jaká práva Vám náleží práva?

Evropské právo Vám (jakožto subjektu údajů) přiznává práva, konkrétně jde o následující:

Právo na poskytnutí informací o zpracování osobních údajů

prostřednictvím tohoto práva můžete získat informace týkající se nás jakožto správce Vašich osobních údajů. Současně jste oprávněni znát právní titul zpracování, účel (například plnění smlouvy, užívání osobních údajů na základě souhlasu.) či informace o době uchování osobních údajů. Vždy před tím, než začneme Vaše osobní údaje zpracovávat, budeme Vás dopředu informovat o právním titulu a účelu tohoto zpracování.

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo žádat od nás potvrzení, zda Vaše osobní údaje užíváme (zpracováváme), a případně podrobnější informace o těchto údajích a jejich zpracování. Také od nás můžete žádat kopii zpracovávaných osobních údajů.

Právo na opravu

Máte právo žádat opravu případných nepřesných osobních údajů a s přihlédnutím k účelům zpracování také doplnění neúplných osobních údajů. Je třeba si uvědomit, že my jakožto správce nemáme povinnost aktivně zjišťovat, zda Vaše osobní údaje jsou správné či úplné. Právě k tomu, aby Vaše údaje vždy byly vždy aktuální, slouží Vaše právo na opravu.

Právo na výmaz

Máte právo „být zapomenut“, znamená, že v určitých případech máme povinnost Vaše osobní údaje zlikvidovat. Pokud již Vaše osobní údaje nejsou potřebné k účelu, pro který byly zpracovávány, nebo pokud odvoláte nám udělený souhlas se zpracováním osobních údajů a neexistuje jiný právní důvod jejich zpracování (zanikne náš oprávněný zájem), nebo pokud úspěšně vznesete námitku proti zpracování osobních údajů (např. že si nepřejete zasílání newsletteru), nebo pokud nám tak ukládá právní předpis.

Právo vznést námitku

Toto právo Vám náleží v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (toto však neděláme) nebo na základě našeho oprávněného zájmu (ano ten využíváme). V takovém případě Vaše údaje dále nezpracováváme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu našich právních nároků (pokud je např. pro nás nutné se bránit před soudem). Dále můžete vznést námitku v případě, že Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu (např. zpracování v podobě zasílání newsletteru). V takovém případě Vaše údaje pro tyto účely již dále nezpracováváme bez dalšího.

Právo na přenositelnost údajů

Máte právo získat Vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto osobní údaje jinému správci. Toto právo Vám náleží pouze v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je založeno na souhlasu nebo na smlouvě, nebo pokud se provádí automatizovaně (např. programem).

Právo na omezení zpracování (užívání)

Máte právo žádat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů v určitých případech, a to konkrétně těchto:

• v případě, že popřete přesnost osobních údajů, na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli jejich přesnost ověřit;
• pokud již nepotřebujeme Vaše osobní údaje pro účely zpracování, ale Vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
• pokud je zpracování protiprávní, avšak Vy nežádáte výmaz osobních údajů, ale pouze omezení zpracování;
• pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů do doby, než bude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

V případě omezení zpracování Vašich osobních údajů je můžeme (s výjimkou uložení) zpracovávat jen s Vaším výslovným souhlasem, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské Unie nebo některého z jejích členských států.

Právo nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování

řečeno jinak, toto právo znamená, že jakékoli rozhodování, které se Vás dotýká (právně nebo fakticky), musí být učiněno s lidským zásahem a nikoli jen na základě např. posouzení počítačovým programem. Pokud Vám bude ukončen přístup do Profilu, činí tak člověk na základě Podmínek, nikoliv program.

Výkon práv ve vztahu k Sesterským společnostem

S ohledem na skutečnost, že Souhlasy jsou udělovány Sesterským společnostem a ty vystupují jako společní správci, výkon Vašich veškerých práv je dohodnut tak, že plný díl odpovědnosti za tuto činnost neseme my. Tato skutečnost však nevylučuje možnost uplatnit Vaše práva na kteroukoliv ze Sesterských společností.

Příjemci Vašich osobních údajů

Příjemcem osobních údajů je ten, kterým Vaše osobní údaje z určitého důvodu dále poskytujeme, a ten vykonává část našich činností, které tímto zajišťujeme jejich prostřednictvím. V rámci naší činnosti (s naší odpovědností, jakožto správce) využíváme následující kategorie příjemců (zpracovatelů) Vašich osobních údajů:

• Osoba zajišťující marketingové služby související se zasíláním newsletteru, kterým je užívání služby Mailchimp, The Rocket Science Group, podmínky poskytovatele služby jsou uvedené zde [https://mailchimp.com/legal/forms/data-processing-agreement/];
• Osoba zajišťující emailové služby a cloudové služby – Google Suite, a to společnost Google LLC  se sídlem na adrese 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, Spojené státy americké., podmínky poskytovatele služby jsou uvedeny zde [https://policies.google.com/privacy?hl=cs, https://gsuite.google.com/terms/mcc_terms.html];
• Osoba zajišťující databázové prostředí našich webových stránek, a to společnost WEDOS Internet, a.s., sídlem Masarykova 1230, 373 41 Hluboká nad Vltavou [https://hosting.wedos.com/cldata/39/zasady-zpracovani-osobnich-udaju.pdf];

V rámci předání údajů našim zpracovatelům, uvedeným v části můžeme vaše údaje předat také do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor, které nezajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Veškeré takové předávání budeme uskutečňovat pouze v případě, že se příslušný zpracovatel se zaváže dodržovat standardní smluvní doložky vydané Evropskou komisí a dostupné na adrese http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:CS:PDF a nebo je vázán mezinárodní smlouvou (např. EU – U.S. Privacy Shield).

Dále předáváme údaje v případě plnění zákonné povinnosti orgánům veřejné moci a pro potřebu obhajobu právních nároků jsme rovněž oprávněni předat Vaše osobní údaje příslušnému soudnímu orgánu.

Zabezpečení osobních údajů

Ochrana Vašich osobních údajů je pro nás prioritou, a proto dodržujeme odpovídající technická i organizační opatření zajišťující jejich maximální bezpečnost. K Vašim osobním údajům mají přístup pouze námi pověřené osoby.

Pokud by nastala situace (jakkoli jsme přesvědčeni, že nenastane), že by došlo k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů a hrozí zároveň riziko pro Vaše práva a svobody (tzn., pokud někdo odcizí zašifrované údaje, nikdo je nerozluští a o riziko jít nemusí), máme povinnost tuto skutečnost oznámit do 72 hodin Úřadu pro ochranu osobních údajů. Pokud by došlo k porušení zabezpečení Vašich osobních údajů takovým způsobem, že by to pro Vás představovalo velké riziko, jsme povinni jej oznámit také Vám, pokud na Vás budeme mít na Vás aktuální kontaktní údaje.

Závěrečná ustanovení

Prohlášení jsme oprávněni kdykoli doplňovat či měnit. Aktuální verze tohoto prohlášení je vždy zveřejněna na našich internetových stránkách.

V případě, že byste nesouhlasili se způsobem, jak s Vašimi údaji nakládáme, můžete se obrátit na:

Úřad pro ochranu osobních údajů,
Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7,
Tel.: 234 665 111,
Web: www.uoou.cz.

Toto prohlášení je účinné ode dne 25. 5. 2018.